مكتب توثيق أشغال المجلس

← اختصاصات المكتب :

  • إعداد الوثائق الضرورية لاجتماعات المجلس و اللجان وباقي الهيئات المنبثقة عنه.
  • تحرير جميع المراسلات الخاصة بدورات المجلس سواء الموجهة إلى الأعضاء أو الأقسام والمصالح الجماعية إلى السلطات.
  • جمع الاقتراحات الواردة من المستشارين ورؤساء الأقسام والمصالح والعرائض التي تم قبولها بخصوص إدراج نقط بجدول أعمال الدورات.
  • صياغة تحت إشراف الرئيس لمشروع جدول أعمال الدورات قصد عرضه على مكتب المجلس.
  • إعداد توجيه الاستدعاءات لأعضاء المجلس لحضور أشغال الدورات و اللجان مرفقة بالوثائق ذات الصلة.
  • حفظ تسجيلات ووثائق أعمال الدورات ومداولات المجلس وتقارير اللجان بإشراف كاتب المجلس.
  • إعداد محاضر اجتماعات المجلس بإشراف كاتب المجلس.
  • تعليق جدول أعمال الدورات وتواريخ انعقادها وكذا مقررات المجلس بمقر المجلس بمقر الجماعة.
  • إعداد نسخ من مقررات المجلس إلى المصالح الجماعية المعنية قصد السهر على تنفيذها وتتبع مآلها.
  • ضرورة توثيق مسؤولية المكتب وتوثيق أعمال اللجان.
  • حضور اجتماعات اللجان وتوثيق أشغالها.
  • إعداد محاضر اللجان ورفعها للرئيس ورؤساء اللجان.