مديرية المصالح

يمارس مدير المصالح المهام المنوطة به والمنصوص عليها في القانون التنظيمي رقم 113.14 المتعلق بالجماعات وخاصة مساعدة الرئيس في ممارسة صلاحياته، ويتولى كذلك تحت مسؤولية الرئيس ومراقبته ما يلي :
• مساعدة رئيس المجلس الجماعي في تسيير العمل الإداري اليومي للجماعة.
• لتنسيق بين رئاسة المجلس الجماعي و مختلف الأقسام و المصالح بالجماعة.
• شيط الأقسام و المصالح الجماعية و تنسيق العمل فيما بينها.
• تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن رئيس المجلس الجماعي.
• لإشراف على إدارة الجماعة ، و تنسيق العمل الإداري بأقسامها و مصالحها و السهر على حسن سيرها.
• وجيه إستدعاءات رئيس الجماعة لأعضاء المجلس و رؤساء الأقسام و المصالح الجماعية و رؤساء المصالح
• الخارجية لحضور دورات المجلس العادية والاستثنائية.
• لإشراف على إعداد جداول أعمال دورات المجلس.
• تنفيذ قرارات المجلس الجماعي المتخذة في مختلف اجتماعاته العادية و الاستثنائية.
• راجعة المراسلات الإدارية الصادرة عن مختلف أقسام و مصالح الجماعة و التأشير عليها قبل تقديمها للرئيس
• قصد التوقيع.
• الإطلاع على المراسلات الإدارية و الطلبات الواردة على الجماعة ، و إحالتها على مكتب الضبط قصد تسجيلها
• وتسليمها للأقسام و المصالح المعنية بها.
• لحرص التام على تسجيل جميع المراسلات الإدارية و الطلبات ،الواردة منها و الصادرة عبر مكتب الضبط.
• لإشراف و الاطلاع و مراجعة مختلف الإرساليات الصادرة على رئاسة المجلس.
• الإشراف على إرسال وثائق ومداولات المجلس الخاضعة لتأشيرة السلطات المختصة بالتنسيق مع مكتب شؤون المجلس.

مكتب الضبط:

• ضبط المراسلات و الطلبات الواردة والصادرة عن طريق سجلات معدة لهذه الغاية .
• إلزامية تسجيل كل المراسلات، سواء الواردة على أقسام و مصالح الجماعة و الصادرة عنها بمكتب الضبط .
• توزيع البريد الوارد على الأقسام و المصالح المعنية به.
• تتبع مسار المراسلات وتذكير مختلف المصالح في شأنها .
• تسلم جميع المراسلات الواردة على الجماعة من المصالح الخارجية و توزيعها على الأقسام و المصالح الجماعية و كذا مكاتب الملحقات الإدارية بعد التأشير عليها من طرف مدير المصالح.
• مسك وتدبير محفوظات المكتب.

مكتب الشكايات:

• تلقي الشكايات وتسجيلها وتوجيهها إلى المصالح الجماعية المعنية للقيام بالأبحاث اللازمة بشأنها بالإضافة إلى تتبع سير جميع الشكايات المحالة، بعد معالجتها، والإجراءات المتخَذة بشأنها.
• استقبال المشتكين مباشرة وإعداد بطاقة بخصوص موضوع كل شكاية.
• إرشاد وتوجيه المشتكين عند الاقتضاء.
• السهر على تتبع مآل الشكايات، بتنسيق مع باقي المصالح الجماعية.
• الإشراف على بوابة إلكترونية التي تُمكن عمومَ المواطنين من الإدلاء بشكاياتهم عبر شبكة الإنترنيت.
• تلقي الشكايات والتظلمات و العرائض الواردة على الجماعة.

مكتب الاستقبال والإرشادات:

• استقبال المرتفقين والمتعاملين مع الجماعة وتزويدهم بالمعلومات وتوجيههم الى المصالح المعنية .
• تلقي المكالمات الهاتفية اليومية وتحويلها إلى الأقسام والمصالح المعنية.
• أخذ معلومات المتصل والرسالة المطلوب إبلاغها في حال صعوبة الوصول إلى الموظف المعني.
• تسجيل أسماء الوافدين على الجماعة وموضوع الزيارة بسجل معد لهذا الغرض .
• مسك سجل الاستقبالات.
• مسك سجل ملاحظات واقتراحات المرتفقين حول جودة الخدمات.

مكتب التدقيق الداخلي:

• مراقبة تطبيق النصوص التنظيمية والقوانين الجاري بها العمل.
• مراقبة العمل الإداري، و تتبع تنفيذ المشاريع الجماعية.
• تقييم الأعمال والأنشطة.
• إعداد مخططات الافتحاص الداخلي.
• السهر على تنفيذ مهام التدقيق والافتحاص.
• إعداد التقارير وتتبع مسار تفعيل التوصيات الصادرة عن وحدة الافتحاص الداخلي أو الهيئات الخارجية للافتحاص
• المراقبة إلى جانب إعداد مخططات التكوين واستكمال الخبرة لفائدة الموظفين :
• تحيين برنامج تفعيل الجودة الخاص بأنشطة الافتحاص.
• استقبال المراسلات الواردة على المكتب والإجابة عليها وتنظيم أرشيفها.

مكتب الأرشيف وحفظ المستندات:

• مسك بنك للمعطيات المتعلق بالمجال المالي و الإداري والتقني للجماعة.
• جرد و تجميع و تصنيف و حفظ جميع الوثائق والمستندات المستغنى عنها من مختلف الأقسام و المصالح والمكاتب الإدارية بعد تسلمها بمحضر استلام وفق مقتضيات القانون المنظم للأرشيف بالإدارة المغربية.
• التدبير المعلوماتي للأرشيف الإداري والمالي والتقني للجماعة.
• تدبير طريقة اطلاع الموظفين والمسؤولين على مختلف المستندات والملفات بشكل يسهل التواصل.
• استقبال المراسلات الواردة على المكتب والإجابة عليها وتنظيم أرشيفها.